Een handtekening aanvragen
U kunt vanuit elk account-, contact-, lead- of opportunity-record een elektronische handtekening aanvragen door de onderstaande stappen te volgen.- Selecteer een account, contactpersoon, opportunity of lead: Nitro Sign-handtekeningverzoeken kunnen worden gestart vanuit elk Salesforce-record van een account, contactpersoon, opportunity of lead.
- Klik op de Nitro Sign-knop: Als u de Nitro Sign-knop niet ziet op uw account-, contact-, lead- of opportunity-pagina, moet uw Salesforce-beheerder deze eerst toevoegen aan uw paginalay-out. Instructies hierover vindt u in de Nitro Sign for Salesforce-beheerdershandleiding .
- Meld u aan bij Nitro Sign: U wordt gevraagd om in te loggen met uw Nitro Sign-inloggegevens. Als u nog geen Nitro Sign-account hebt, neem dan contact op met uw Nitro-accountbeheerder.
- Selecteer uw document: U wordt doorgestuurd naar het scherm voor documentselectie. Er zijn verschillende opties bij het selecteren van een document dat u ter elektronische ondertekening wilt verzenden.
a) Document uploaden. U kunt ervoor kiezen om een document vanaf uw computer te uploaden.
b) Salesforce-bestanden. U kunt kiezen uit bestanden binnen uw Salesforce-organisatie. De optie 'Gerelateerd aan dit record' toont alle bestanden die zichtbaar zijn onder 'Notities' en 'Bijlagen' van het record. De andere opties tonen andere soorten bestanden uit uw Salesforce-organisatie.
c) Nitro Sign-sjablonen. U kunt kiezen uit individuele of teamsjablonen in uw Nitro Sign-account. Zie het artikel Een ondertekeningssjabloon maken voor meer informatie over het maken van sjablonen.
Klik rechtsonder in het scherm op 'Doorgaan' zodra u uw document hebt geselecteerd om naar de volgende stap te gaan. - Voer je ontvanger(s) in: Er zijn ook verschillende opties bij het selecteren van de ontvanger(s) voor je ondertekeningsverzoek.
a) Gerelateerde contactpersonen. Hiermee wordt gezocht naar de contactpersonen en/of leads die direct gerelateerd zijn aan het record waarmee u uw verzoek bent gestart.
b) Alle Salesforce-contacten. Hiermee worden alle contacten of leads in uw Salesforce-organisatie doorzocht.
c) Uw Salesforce-team. Hiermee wordt gezocht onder uw collega’s die gebruikers zijn in uw Salesforce-organisatie.
d) Handmatig een ontvanger toevoegen. Met deze optie kunt u de naam en het e-mailadres van een contactpersoon handmatig invoeren. U kunt ook meer dan één ondertekenaar aan uw ondertekeningsverzoek toevoegen, een volgorde voor het ondertekenen instellen en, indien gewenst, tweefactorauthenticatie aan uw ondertekeningsverzoeken toevoegen. Zie voor meer informatie hierover de relevante artikelen onder ‘Verzenden ter ondertekening ’.
Klik op ‘Doorgaan’ rechtsonder in het scherm zodra u uw ondertekenaar(s) hebt toegevoegd om naar de volgende stap te gaan. - Bewerk het onderwerp en de tekst van je e-mail: Je kunt het onderwerp en de tekst van de e-mail bewerken die samen met het ondertekeningsverzoek naar je ontvangers wordt verzonden. Klik rechtsonder in het scherm op ‘Doorgaan’ zodra je het onderwerp en de tekst van je e-mail hebt bewerkt om het ondertekeningsverzoek te verzenden.
- Terug naar Salesforce: Zodra uw ondertekeningsverzoek is verzonden, ziet u een succesbericht met een knop waarmee u teruggaat naar Salesforce.
Een ondertekend document bekijken in Salesforce
Zodra een ondertekeningsverzoek door alle partijen is ondertekend, wordt een ondertekende kopie van het document opgeslagen in het Salesforce-record van waaruit het verzoek is verzonden.- Selecteer het account, contact, lead of de opportunity: Ga naar het account-, contact-, lead- of opportunity-record van waaruit het ondertekeningsverzoek is verzonden.
- Ga naar Notities en bijlagen: Ga naar het gedeelte Notities en bijlagen van het record.
- Selecteer het ondertekende document: Zodra een ondertekeningsverzoek door alle partijen is ondertekend, wordt de ondertekende kopie van het document opgeslagen in het record met de naam van het oorspronkelijke document, gevolgd door '_Signed'.
De status van een handtekeningverzoek controleren
U kunt de status van elk handtekeningverzoek dat vanuit Salesforce is verzonden, controleren via het Nitro Sign-object 'Handtekeningverzoek'.- Ga naar het Nitro Sign-object ‘Handtekeningverzoek’: zoek het tabblad ‘Nitro Sign-handtekeningverzoek’ in de App Launcher en selecteer het. U kunt alle handtekeningverzoeken bekijken en selecteren die vanuit uw Salesforce-organisatie zijn verzonden.
- Selecteer het betreffende handtekeningverzoek: zoek het handtekeningverzoek dat u interesseert en klik erop om alle details te bekijken, inclusief de huidige status.
Een herinnering versturen of een in behandeling zijnd handtekeningverzoek annuleren
U kunt rechtstreeks vanuit Salesforce een herinnering versturen of een in behandeling zijnd handtekeningverzoek annuleren.- Ga naar het betreffende handtekeningverzoek: volg de stappen in het vorige gedeelte om naar het betreffende handtekeningverzoek te gaan.
- Klik op de knop ‘Herinnering verzenden’ of ‘Annuleren’: Selecteer de knop ‘Herinnering verzenden’ of ‘Annuleren’. U kunt alleen een herinnering verzenden of een verzoek annuleren als er ten minste één ondertekenaar is die het document nog niet heeft ondertekend.
Opmerking: Bestaande integraties met ondertekeningsdiensten van derden creëren workflows voor afzonderlijke documenten. Nitro Sign toont alle workflows die gebruikers met deze integraties aanmaken op het tabblad 'Afzonderlijke documenten ' in het betreffende Nitro Sign-gedeelte.